第29回

Google Meetの使い方｜
開催から便利機能・トラブル対処まで解説

在宅勤務やハイブリッドワークが定着したことで、Google Meetを日常的に使っている方は少なくないはずです。それでも「会議に参加する方法は知っているが、便利機能はほとんど使っていない」という声は、企業のIT担当者からもよく聞かれます。

この記事では、Google Meetを初めて使う方がつまずきやすい基本操作から、業務効率化に直結するGeminiの自動メモ生成機能、無料版と有料版の違い、組織で導入・運用する際に押さえておきたい視点までを一通り整理してご紹介します。

自社の使い方に過不足がないかを見直すきっかけとしてお役立てください。

Google Meetとはどのようなツールなのか

パソコンで使う場合はブラウザからそのままアクセスでき、専用アプリのインストールは不要です。Googleカレンダーやドキュメント、スプレッドシートといった他のGoogleサービスと連携しやすい点も特徴のひとつといえます。

では、なぜ多くの企業でGoogle Meetが選ばれているのでしょうか。理由の一つは、既にGmailやGoogleカレンダーを業務で使っている組織であれば、新しいツールを別途契約せずに会議環境を整えられる点にあります。会議URLの発行から招待、参加までを普段使っているカレンダーの操作の延長で完結できるため、ツールを切り替える負担が小さいのです。

通信内容は暗号化された状態でやり取りされる設計になっており、会議中は主催者側で参加者のマイクやカメラ、画面共有を一括してオフにできる安全管理機能も備わっています。不審な参加者が紛れ込んだ場合でも、主催者の権限で速やかに対応できる仕組みが用意されているわけです。

利用シーンも幅広く、社内の定例会議はもちろん、取引先との商談、採用面接、リモートでのオンライン研修や授業まで、さまざまな場面で使われています。同じGoogle Meetでも、社内の気軽なミーティングと社外の商談とでは、求められる機能や設定が異なる点も意識しておきたいところです。

一方で、「会議に出る」という基本機能だけで使い続けている方が多いのも実情です。次の章からは、開催・参加の手順に加えて、知っておくと日々の会議の質が変わる機能まで順番に見ていきます。

この背景には、便利機能の多くが初期設定ではオフになっている、あるいは有料プランでしか使えないという事情があります。使ったことがない機能は「存在を知らない」のか「使えないと思い込んでいる」のかを切り分けるだけでも、社内の活用度は変わってくるでしょう。

Google Meetを使うための事前準備

パソコンで使う場合の準備

パソコンでGoogle Meetを利用する場合、必要なのはGoogleアカウントとインターネット環境だけです。ChromeブラウザをはじめSafariやEdgeなど主要なブラウザから、meet.google.com にアクセスすればすぐに利用を開始できます。

会議中に映像や音声を使う場合は、パソコン内蔵、または外付けのカメラとマイクが必要です。ノートパソコンであれば内蔵デバイスで問題ありませんが、複数人が同じ会議室から参加する場合は、指向性の高いスピーカーマイクを別途用意すると聞き取りやすさが大きく変わります。

初めてアクセスする際は、ブラウザからマイクとカメラの使用許可を求めるポップアップが表示されます。ここで「許可」を選ばないと、会議には参加できても相手に自分の映像や音声が届かない状態になってしまうため、最初の一回はしっかり確認しておきましょう。

会議の参加前画面では、マイクとカメラが正しく映像・音声を拾えているかをその場で確認できます。重要な商談の前などは、この画面で軽くひと言発してみて、音量メーターが反応するかを見ておくと、入室してから慌てずに済みます。

複数のGoogleアカウントを使い分けている方は、会議に参加する直前にどのアカウントでログインしているかを確認しておくことも大切です。個人アカウントのままで社内会議のURLを開いてしまうと、権限が足りずに参加できなかったり、氏名が正しく表示されなかったりすることがあります。

スマートフォン・タブレットで使う場合の準備

スマートフォンやタブレットの場合は、App StoreまたはGoogle Playから「Google Meet」アプリをインストールしておく必要があります。

アプリを起動したら、普段使っているGoogleアカウントでログインするだけで準備は完了です。会社支給の端末を使う場合は、業務用アカウントでログインしているかを事前に確認しておくと、会議当日に個人アカウントのままで招待が届かないというトラブルを避けられます。

また、外出先で参加する機会が多い方は、事前にアプリを最新バージョンへ更新しておくことをおすすめします。古いバージョンのままだと、Geminiによる自動メモ生成など新しい機能が表示されないことがあるためです。

パソコンでGoogle Meetの会議を開催する方法

主な開催方法は、次の3つに分けられます。

• Google Meetのトップページから「新しい会議を作成」を選び、その場で会議を開始する方法
• Googleカレンダーで予定を作成し、あらかじめ日時を決めて会議URLを発行しておく方法
• Gmailの画面から直接ビデオ会議を開始する方法

単発の打ち合わせであればMeetから直接開始する方法が手早く、定例会議のように参加者へ事前に日程を共有したい場合はカレンダー経由での予約が向いています。

その場で会議を開始する場合

meet.google.com にアクセスし、「新しい会議を作成」をクリックすると、「会議を今すぐ開始」「後で行う会議を作成」「Googleカレンダーで予定を作成」の3つの選択肢が表示されます。急ぎの打ち合わせであれば「会議を今すぐ開始」を選ぶだけで、その場で会議室が立ち上がります。

発行された会議URLは、右上のリンクアイコンから簡単にコピーできます。コピーしたURLをチャットツールやメールで参加者に送るだけで、招待は完了です。

カレンダーから予約する場合

カレンダーから会議を作成する場合は、予定の詳細画面で「Google Meetのビデオ会議を追加」を選択すると、会議用のURLが自動生成されます。このボタンを押さないまま保存してしまうと、後になって「招待メールにURLが入っていない」と参加者から連絡が来ることがあるため、保存前に発行済みかどうかを確認しておくと安心です。

定例会議であれば、繰り返しの予定として登録しておくことで、毎回同じ会議URLを使い回せます。会議コードが変わらないため、参加者側もブックマークしておけば次回以降の入室がスムーズになります。

Gmailから開始する場合

Gmailの左側メニューには「Meet」という項目があり、そこから「新規会議を作成」を選ぶだけでも会議を開始できます。メールを確認しているついでに、そのまま相手とビデオ通話に切り替えたいときに便利な方法です。

3つの開催方法は、それぞれ向いている場面が異なります。目的に応じて次のように使い分けるとよいでしょう。

どの方法で開始しても、会議中に使える機能に違いはありません。普段の業務フローに合わせて選べば十分です。

会議URLが発行できたら、そのリンクをメールやチャットで参加者に共有し、開始時刻になったらリンクをクリックして入室します。会議を終了する際は、画面下部の受話器アイコンを押すだけで退出できます。

Google Meetの会議に参加する方法

Googleカレンダーの招待から参加する場合は、予定をクリックして表示される「参加」ボタンから、あるいはGmailに届いた招待メールに記載されたリンクからも同じように入室できます。普段使っているツールから自然な流れで参加できるのも、Google Meetの利点のひとつです。

スマートフォンの場合は、Google Meetアプリがインストールされていればリンクをタップするだけで自動的にアプリが起動します。アプリが入っていない状態でリンクを開くと、ブラウザ上でインストールを促す画面が表示されるため、初めて参加する社外の相手には事前にアプリの用意をお願いしておくとスムーズです。

なお、参加にあたって必ずしもGoogleアカウントが必須というわけではありません。主催者が参加を許可する操作を行えば、Googleアカウントを持たない相手でも会議に加われる仕組みになっています。取引先や顧客など、社外の相手を招く機会が多い企業にとっては覚えておきたいポイントです。

組織によっては、社外からの参加者を一度「待機室」で足止めし、主催者が確認したうえで入室を許可する設定にしている場合もあります。見知らぬ相手が突然会議に映り込むという事態を防げるため、社外との会議が多い部署では有効にしておくと安心です。

マイク・カメラ・画面共有・チャットの基本操作

マイク・カメラのオンオフ

画面下部のマイクとカメラのアイコンをクリックすると、それぞれオンオフを切り替えられます。発言しないときはマイクをオフにしておくことで、周囲の生活音や物音が会議に混ざるのを防げます。

なお、周囲の雑音を自動的に除去するノイズキャンセル機能も用意されていますが、こちらは有料プランで使える機能に位置づけられています。カフェやコワーキングスペースなど、雑音が入りやすい環境から参加する機会が多い社員がいる企業では、導入を検討する価値があるでしょう。

画面共有

「画面を共有」を選択すると、パソコン全体、特定のウインドウ、あるいは特定のChromeタブのいずれかを共有先として選べます。資料を映す場合はウインドウ単位、動画や音声を含むコンテンツを見せたい場合はタブ単位での共有が適しています。

チャット機能

画面右側のチャットアイコンから、会議中にテキストでメッセージを送れます。URLの共有や、発言のタイミングを逃した参加者への補足連絡など、音声を遮らずに情報を伝えたい場面で活躍します。

挙手機能

発言したいときに手を挙げるアイコンをクリックすると、画面上に挙手のマークが表示され、主催者や進行役の注意を引くことができます。参加人数が多い会議で、発言が重なってしまうのを防ぎたいときに便利な機能です。

リアクションとレイアウト変更

発言せずに賛意や反応を伝えたいときは、絵文字のリアクション機能が便利です。大人数の会議で一人ひとりが発言すると時間がかかる場面でも、リアクションであれば瞬時に空気感を共有できます。

>画面右下のメニューからは、参加者の映像をタイル状に並べる、発言者を大きく表示するなど、レイアウトを目的に応じて切り替えられます。資料共有中は「スポットライト」表示に切り替えると、参加者全員の視線を資料に集めやすくなります。

ピクチャーインピクチャーとホワイトボード

ピクチャーインピクチャー機能を使うと、会議画面を小さなウインドウとして最前面に表示したまま、資料の確認やメモ入力など別の作業を並行して進められます。会議を聞きながら関連資料を開きたい場面で重宝します。

また、ホワイトボード機能を使えば、参加者全員でリアルタイムに図やアイデアを書き込みながら議論できます。アイデア出しの会議やブレインストーミングでは、口頭だけのやり取りよりも認識のズレが生まれにくくなるでしょう。

知っておくと差がつく便利機能

背景を変更する機能では、自宅や外出先からの参加でも背景をぼかしたり、あらかじめ用意された画像に差し替えたりできます。会議画面の設定メニューから「背景を変更」を選ぶだけで反映されるため、特別な準備は不要です。

字幕機能を使えば、話している内容をリアルタイムでテキスト表示できます。多言語対応も進んでおり、Google Workspace公式サイトによると70以上の言語で字幕を翻訳表示できるとされています。海外拠点とのやり取りが多い企業や、聴覚に配慮が必要な参加者がいる会議では特に役立つ機能といえます。

録画機能を使えば、会議の内容をそのまま保存しておけます。ただし後述するとおり、録画は有料プランの機能であり、無料版のGoogle Meetでは利用できません。

有料プランでは、アンケートやQ&A機能も利用できます。アンケートは会議中にその場で投票を実施し、結果をリアルタイムに画面へ反映できる機能で、社内研修の理解度確認や、ウェビナー参加者の意向確認などに使われています。Q&A機能は、参加者が音声で発言しなくても質問を投稿できる仕組みで、大人数のセミナー形式の会議で特に活躍します。

議事録の作成方法という観点では、Google Meetには性質の異なる3つの記録手段があります。会議の映像と音声をそのまま残す「録画」、発言をテキスト化する「文字起こし」、そしてAIが内容を要約して整理する「Geminiによる自動メモ生成」です。どれか一つを選ぶというより、目的に応じて組み合わせて使うのが実務的な使い方といえます。

数ある便利機能の中でも、近年もっとも注目度が高いのがGeminiによる自動メモ生成です。会議中の発言をAIが解析し、要点や決定事項、次のアクションを自動的に整理してGoogleドキュメントとして保存してくれる機能で、会議に遅れて参加した際は「ここまでの要約」で進行状況を把握できる仕組みも備わっています。生成されたメモはGoogleカレンダーの予定に自動で添付され、組織の設定に応じて会議の招待者に公開されます（参考：Google Meet ヘルプ「自動メモ生成」）。

自動メモ生成を利用するには、対象となるGoogle Workspaceのプランに加入している必要があり、多くのケースでBusiness Standard以上のプランが目安になります。またこの機能は15分から最大8時間までの会議を対象としており、ごく短時間の打ち合わせでは動作しない点も覚えておくとよいでしょう。

運用面では、2026年3月11日以降、主催者を含めて3人以上のゲストが参加する会議では、以前に無効化していない限り自動メモ機能がデフォルトで有効になる仕様に変更されています（参考：Google Workspace Help「自動メモ作成に関する今後の変更」）。社内のどの部署にどこまでこの機能を適用するかは、組織部門やグループの単位で管理コンソールから個別に設定できます。機密性の高い商談や人事関連の面談を多く行う部署では、意図せずメモが自動生成されてしまわないよう、事前に設定を見直しておく価値があるといえます。

個人アカウント側でも変化が進んでおり、はてなベース株式会社の報告によると、2026年1月からは個人ユーザーが自分の主催会議すべてで自動メモ機能を常時オンにしておけるデフォルト設定が追加されたとのことです。手動でオンにし忘れるという従来の悩みが解消される一方、社内ルールとして周知していないと、参加者が気づかないうちに議事録が残る場面も増えていくと考えられます。

なお、AIによる自動メモの精度は、話し方によっても変わってきます。発言はできるだけはっきりと発音する、専門用語や社内独自の略語は避けて言い換える、決定事項を話すときは意識的に強調するといった工夫をするだけで、生成されるメモの質は大きく改善します。会議のファシリテーターがこうしたポイントを意識するだけでも、Geminiが拾いやすい会議になるはずです。

Google Meet無料版と有料版の違い

表からも分かるとおり、無料版と有料版の最大の違いは通話時間の制限にあります。無料版では2人だけの通話は実質無制限に使える一方、3人以上が参加する会議は60分で自動的に終了してしまいます。定例の部署会議やチーム全体の打ち合わせを無料版で行っている場合、60分を過ぎると会議が突然切断され、議論を再開するために参加者全員がもう一度入室し直す手間が発生します。

Business Starterに加入すると、この時間制限だけがまず解消されます。録画やGeminiによる自動メモ生成、アンケートといった機能は、Business Standard以上のプランで利用可能になる点には注意が必要です。会議時間の制約だけを解消したいのか、録画やAI議事録まで含めて活用したいのかによって、選ぶべきプランは変わってきます（参考：Google Workspace Help「各エディションのMeet機能を比較する」）。

Google Workspaceには、Business系のほかにもEnterprise、Education、Essentialsなど複数のエディションが用意されており、参加人数の上限や録画データの保持ポリシーはエディションごとに異なります。従業員数が多い組織や、大規模なウェビナー配信を想定している場合は、Business系だけでなくEnterpriseエディションの検討も選択肢に入ってくるでしょう。

個人事業主やフリーランスの方には、ビジネス利用を前提とした個人向けのプランも用意されています。法人としてGoogle Workspaceを契約するほどの規模ではないものの、無料版の時間制限だけは解消したいという方には選択肢になります。

教育機関向けにはEducationエディションが用意されており、授業やゼミでの利用を想定した機能が含まれています。学校単位での導入を検討する場合は、一般企業向けのBusiness系プランとは別の窓口で相談する必要がある点も押さえておきましょう。

どのプランを選ぶにしても、まず自社の会議スタイルを棚卸しし、何名規模の会議が多いのか、録画やAI議事録が本当に必要なのかを整理してから比較検討すると、プラン選びで迷いにくくなります。

よくあるトラブルとその対処法

マイクやカメラが反応しない

多くの場合、原因はブラウザやOS側でGoogle Meetにマイク・カメラの使用許可が与えられていないことにあります。ブラウザのアドレスバー付近にあるカメラアイコンから権限設定を確認し、許可に切り替えたうえでページを再読み込みすると解決するケースがほとんどです。それでも改善しない場合は、他のアプリがカメラを占有していないかを確認してみてください。

音声にハウリングやエコーが発生する

同じ会議室で複数人がそれぞれのパソコンから参加していると、スピーカーの音をマイクが拾ってしまい、ハウリングが起こりやすくなります。同室から複数人が参加する場合は、代表者以外のマイクとスピーカーをオフにするか、ヘッドセットを使用することで防げます。

会議に参加できない

URLの入力ミスや会議コードの有効期限切れが典型的な原因です。招待メールに記載されたリンクをそのまま使っているか、コピー時に余分な空白が入っていないかを確認しましょう。ブラウザのキャッシュが原因になっていることもあるため、改善しない場合はシークレットウインドウで開き直すのも有効な手段です。

社外の参加者から「参加をリクエストしたまま入室できない」と連絡が来る場合は、主催者側で参加リクエストの通知を見落としているケースが多く見られます。大人数の会議を開催する際は、進行役とは別に受付担当を決めておくと、こうした取りこぼしを防げます。

通信が不安定で映像がカクつく

Wi-Fiの電波状況が原因であることが多く、可能であれば有線LAN接続に切り替えると安定しやすくなります。どうしても改善しない場合は、カメラをオフにして音声のみで参加する方法も、通信量を抑える対処法として有効です。長時間のビデオ通話はバッテリー消費も大きいため、外出先から参加する際は電源の確保も忘れずに行っておきましょう。

画面共有をしても相手に映らない

Macを使用している場合、OS側で画面収録の権限をブラウザに許可していないと、共有を選択しても真っ黒な画面しか映らないことがあります。システム設定のプライバシーとセキュリティの項目から、使用しているブラウザに画面収録の権限を与えると解決します。

呼び出し音や通知が届かない

ブラウザやOSの通知設定がオフになっていると、招待されている会議の開始通知に気づけないことがあります。特に会議の直前に参加者を呼び出す機能を使う場合は、事前に通知設定を確認しておくと、うっかり見落とすリスクを減らせます。

相手の映像や音声だけが届かない

自分の設定に問題がなくても、相手側のマイクやカメラがオフになっている、あるいは相手のネットワーク環境が不安定であるケースは少なくありません。まずはチャット機能で相手に設定状況を確認してもらい、それでも改善しない場合は一度双方が退出し、会議に入り直すと解消することが多いです。

組織でGoogle Meetを使いこなすためのポイント

IT担当者にとって特に重要になるのが、管理コンソールを通じた機能の統制です。Google Workspaceの管理コンソールからは、部署やグループの単位でGeminiの自動メモ生成、録画、外部ゲストの参加可否といった設定を個別に制御できます。全社一律の設定にしてしまうと、機密情報を扱う部署でも意図せずメモや録画データが残ってしまう可能性があるため、業務内容に応じた粒度で権限を分けておくことが望ましいといえます。

録画やGeminiによる会議メモは、いずれもGoogleドライブ上に保存される仕組みです。全社展開に踏み切る前に、自社のセキュリティポリシーや取引先との契約内容と、クラウド上へのデータ保存が整合しているかを確認しておく必要があります。特に、会議の録画やAIによる自動記録を禁止している契約先がある場合は、該当する会議単位で機能をオフにする運用ルールをあらかじめ整えておくと安心です。

アクセス管理の観点も見逃せません。退職者のアカウントがいつまでも会議室の共同主催者として残っていたり、部署異動があった社員のカレンダー共有設定が古いままになっていたりすると、意図しない相手に会議情報が渡ってしまうおそれがあります。定期的なアカウントの棚卸しは、Google Meetの安全な運用と切り離せない作業です。

録画データやGeminiのメモは、組織が設定した保持ポリシーに沿って管理される仕組みになっており、一定期間が過ぎたデータを自動的に削除することもできます。議事録は長く残したいものの、機密性の高い会議の録画はできるだけ短期間で削除したいなど、社内の情報管理方針に合わせて保持期間を設計しておくと、後々のガバナンス対応がスムーズになります。

加えて、Google MeetはGoogle Workspace全体のライセンス構成と密接に結びついています。録画やGeminiメモをどこまで使いたいかによって適したプランが変わるため、Meet単体ではなくGoogle Workspace全体の利用状況を踏まえてプラン選定を検討することが、結果的にコストの最適化にもつながります。

社外からの不正なアクセスを防ぐという観点では、シングルサインオンを組み合わせて、決められたネットワークやデバイスからしかGoogle Workspaceにログインできないよう制御している企業もあります。Google Meetの会議URLだけを知っていても、そもそもGoogleアカウントへのログイン自体を制限できれば、社内会議への不正な入室リスクをさらに抑えられます。

最後に見落とされがちなのが、社内向けの使い方マニュアル整備です。IT担当者が便利機能を理解していても、現場の社員に浸透していなければ活用は進みません。開催方法や便利機能の使い方を簡単にまとめた社内資料を用意しておくだけでも、問い合わせ対応の負担軽減につながります。

全社展開の進め方としては、一部の部署でGeminiの自動メモ生成や録画機能を試験的に使ってもらい、運用ルールや注意点を洗い出したうえで、他部署へ段階的に広げていく方法が現実的です。いきなり全社一律で機能を有効化すると、想定していなかった使い方や問い合わせが一度に集中し、IT担当者の負担が大きくなりがちです。

Google Meetの便利機能を活用して会議の質を高めよう

プラン選定や管理コンソールでの機能統制、録画・メモの保持ポリシー設定など、組織で本格的に活用しようとするほど検討すべき項目は増えていきます。サテライトオフィスは、Google Cloudのプレミアパートナーとして、2026年3月時点で5,000社以上のGoogle Workspace導入支援実績を持つ販売代理店です。ライセンスの選定から導入、導入後の運用サポートまでをワンストップで提供しています。

また、Google Workspaceと組み合わせて使える自社開発のアドオンツールも豊富に取り揃えています。申請・承認業務を効率化する「ワークフロー」、アクセス制御を強化する「シングルサインオン」、勤怠管理を行う「タイムカード」など、会議の効率化にとどまらない業務改善のご相談も承っています。

Google Meetを含めたGoogle Workspaceの活用なら、サテライトオフィスへご相談ください。

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