第143回

ビジネス向けGmailアカウント作成の手順｜Google Workspace管理コンソールから追加・管理する方法

「新入社員の入社に合わせてGmailアカウントを作りたい」
「退職者のアカウントを停止して後任に引き継ぎたい」
企業のIT担当者がGmailアカウントの作成・管理を行う場合、個人向けの無料Gmailとは異なり、Google Workspaceの管理コンソールから操作を行うことになります。

本記事では、Google WorkspaceでのGmailアカウント作成の仕組みと管理コンソールからの操作手順、CSV一括追加の方法、アカウント管理時の注意点まで、企業のIT担当者向けに解説します。

企業でのGmailアカウント作成は「管理コンソール」が起点になる

個人Gmailとビジネス向けGmailの違い

企業でGmailの利用を検討する際、まず理解しておく必要があるのが個人Gmailとビジネス向けGmailの違いです。

個人Gmailを業務に使い続けると、退職した社員のアカウントを組織側で停止できず、メールデータが個人アカウントに残り続けるリスクがあります。Google Workspaceであれば、退職・異動のタイミングに合わせて管理者がアカウントを即時管理できるため、情報漏洩のリスクを低減できます。

Google Workspaceでアカウントを作成する前の確認事項

ドメインの設定が完了しているか確認する

Google Workspaceで会社ドメインのメールアドレスを使うには、あらかじめドメインの所有権確認とMXレコードの設定が完了している必要があります。管理コンソールの「ドメイン」メニューからドメインのステータスを確認し、「アクティブ」と表示されていれば設定済みです。

まだドメインを取得していない場合は、ドメインレジストラでドメインを取得した後、Google WorkspaceのDNS設定手順に従ってMXレコードを追加します。設定が反映されるまで数時間〜72時間かかる場合があります。

ライセンス数が足りているか確認する

Google Workspaceはユーザー数分のライセンスが必要です。新たにユーザーを追加する場合、現在のライセンス数を超えるとユーザーを作成できません。管理コンソールの「課金」→「サブスクリプション」からライセンスの残数を確認し、不足している場合はライセンスを追加購入してから作業を進めてください。

管理者権限（スーパー管理者）でログインする

ユーザーの作成・削除にはスーパー管理者または「ユーザー管理」の管理権限が必要です。一般ユーザーアカウントでは管理コンソールにアクセスできても、ユーザー追加の操作は行えません。操作前に適切な権限を持つ管理者アカウントでログインしていることを確認してください。

管理コンソールからGmailアカウントを1件ずつ追加する手順

管理コンソールにアクセスしてユーザー追加画面を開く

ブラウザで「admin.google.com」にアクセスして管理者アカウントでログインします。左メニューから「ディレクトリ」→「ユーザー」をクリックすると、現在のユーザー一覧が表示されます。一覧画面の上部にある「新しいユーザーを追加」（または「＋」ボタン）をクリックしてユーザー追加フォームを開きます。

ユーザー情報を入力する

ユーザー追加フォームに以下の情報を入力します。

• ・姓・名（表示名として使われる）
• ・プライマリメールアドレス（@の前の部分を入力、ドメインは選択）
• ・組織単位（所属部署やチームごとに組織を分けている場合に設定）
• ・初期パスワード（自動生成または手動設定。ユーザーに初回ログイン時の変更を求めるよう設定可能）

入力が完了したら「新しいユーザーを追加」ボタンをクリックします。追加が完了すると確認画面が表示され、ユーザーへの招待メールの送信や、パスワードの確認ができます。

追加したユーザーに初期情報を案内する

ユーザーを追加した後、本人にログイン情報を安全な方法で共有します。初回ログイン時はパスワードの変更が求められる設定にしておくと、セキュリティ上の安全性が高まります。また、多要素認証（2段階認証）の設定を組織として義務付けることも、管理コンソールのセキュリティ設定から行えます。

複数のGmailアカウントをCSVで一括作成する方法

CSVテンプレートをダウンロードして情報を入力する

管理コンソールの「ユーザー」画面で「ユーザーの一括アップロード」を選択すると、GoogleのCSVテンプレートをダウンロードできます。テンプレートには「名」「姓」「メールアドレス」「パスワード」などの列があるため、Excelやスプレッドシートで情報を入力していきます。

CSVファイルはUTF-8形式で保存する必要があります。Excelで保存する場合は「CSV UTF-8（コンマ区切り）」を選択してください。BOMなしUTF-8が求められる場合はGoogleスプレッドシートを使って直接エクスポートする方法が確実です。

CSVをアップロードして結果を確認する

作成したCSVファイルを管理コンソールの一括アップロード画面でアップロードします。アップロード後、バックグラウンドで処理が行われ、完了すると管理者のメールアドレスに結果レポートが届きます。エラーがあった場合は該当行の情報が記載されるため、修正して再アップロードしてください。

追加するユーザー数と既存の社内システムとの連携状況に合わせて、最適な方法を選んでください。

Google WorkspaceのGmailアカウント管理で押さえたい注意点

退職・異動時はアカウントを即時停止する

従業員が退職または異動した場合、管理コンソールからアカウントを即時停止または削除できます。停止状態ではデータを保持したままアクセスを遮断でき、削除する前にデータをエクスポート（Googleデータエクスポート）して後任に引き継ぐことが可能です。

退職者アカウントを放置すると、退職者が引き続き会社のメールやドライブにアクセスできる状態が続く可能性があります。退職日当日にアカウントを停止するフローを社内で標準化することが情報セキュリティの基本です。

メールデータの引き継ぎ方法を決めておく

退職者のメールを後任が確認できるようにするには、主に2つの方法があります。ひとつは退職者アカウントを削除せず「停止」状態にして後任の管理者がメールを閲覧できるようにする方法、もうひとつはGmailの「委任機能」を使って後任のアカウントから退職者のメールボックスにアクセスできるようにする方法です。

いずれの場合も、個人情報の取り扱いに関する社内ポリシーに従って実施してください。ユーザーへの事前の通知と同意が必要なケースもあります。

組織単位（OU）を活用して部署ごとに管理する

管理コンソールでは「組織単位（Organizational Unit / OU）」を設定することで、部署・拠点ごとに異なるポリシーを適用できます。たとえば「営業部はGoogle Meetの外部共有を許可」「開発部はGoogle Chat外部ユーザーとの連携を制限」といった設定を部署単位で管理できるため、セキュリティポリシーとビジネス要件を柔軟に両立できます。

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