第149回

スプレッドシートのグラフ作り方｜種類の選び方と複合グラフ

Googleスプレッドシートのグラフ機能は数回の操作で使えますが、思ったとおりの図にならないという相談も絶えません。原因の多くは、操作ではなくデータの並べ方にあります。

本記事では作成手順に加えて、種類の選び方と、単位の異なるデータを重ねる複合グラフの作り方までを解説します。

スプレッドシートでグラフを作る基本手順

まずグラフにしたいデータの範囲を選択します。見出しの行や列も含めて選んでおくと、そのままグラフの軸名や凡例に使われます。次に、上部のメニューから挿入、グラフと進みます。この時点で、スプレッドシートがデータの形を判断して自動的にグラフを作成します。

画面右側にグラフエディタが表示され、ここで種類や見た目を調整します。自動で選ばれた種類が意図と違う場合は、設定タブのグラフの種類から選び直してください。作成したグラフは、ドラッグで位置を移動し、四隅をつまんで大きさを変えられます。

データの並べ方がスプレッドシートのグラフの出来を決める

グラフ機能が前提としているのは、一行目が見出しで、二行目以降が同じ形式のデータという構造です。この形から外れるほど、自動判定は外れます。

• ・セルの結合を使わない。見出しを見やすくするための結合が、範囲の判定を狂わせます
• ・数値の列に単位や記号を混ぜない。文字列として扱われ、集計もグラフ化もできなくなります
• ・途中に空白行や小計行を挟まない。系列が分断されて意図しない形になります

二つ目は実務でよく起きます。「1,200円」と入力された列は数値ではなく文字列です。見せ方は表示形式で整え、セルの中身は数値だけにしておいてください。この習慣ひとつで、グラフも集計関数も素直に動くようになります。

グラフの種類と選び方

円グラフは見栄えがよいため多用されがちですが、項目が増えると比較が難しくなります。7項目を超えるようなら、横棒グラフへ切り替えたほうが読み手には親切です。

目的から逆算してグラフを選ぶ

「今期は前期より伸びている」と言いたいのか、「A支店が突出している」と言いたいのか、「季節による波がある」と言いたいのか。伝えたい一文が決まれば、適した種類は自動的に絞られます。

一枚のグラフで複数のことを伝えようとすると、要点がぼやけます。言いたいことが二つあるなら、グラフも二枚に分けるとよいでしょう。情報を絞ることが、伝わりやすさにつながります。

グラフのタイトルにも、この一文をそのまま書いておきましょう。「売上推移」という無味乾燥な見出しより、「前期比で伸びた三支店」と書かれたグラフのほうが、読み手は要点を掴めます。

スプレッドシートのグラフを編集して見た目を整える

グラフエディタのカスタマイズタブでは、タイトル、軸の名前、凡例の位置、系列の色などを設定できます。最低限、グラフのタイトルと縦軸の単位は入れておきましょう。金額なのか件数なのかがわからないグラフは、その場で質問を受けることになります。

系列ごとの色も重要です。会社の資料全体で色の意味を統一しておくと、複数のグラフを並べたときに読み手が混乱しません。たとえば当年を濃い色、前年を薄い色に固定するといった決め事です。

縦軸の範囲にも注意が必要です。既定では0から始まらないことがあり、わずかな差が大きな変化に見えてしまいます。意図せず誇張した図になっていないか、最小値の設定を確認する習慣をつけておきましょう。

ピボットテーブルと組み合わせて集計する

たとえば売上の明細が一件ずつ並んだ表があったとして、そのままグラフにしても点が散らばるだけです。営業所ごと、月ごとに合計してから図にする必要があります。この集計を担うのがピボットテーブルです。

挿入からピボットテーブルを選び、行に営業所、列に月、値に売上の合計を指定します。数式を書かずに集計表ができるため、集計の切り口を変えたいときも項目を入れ替えるだけで済みます。この集計結果を範囲に指定してグラフを作れば、目的の図になります。

切り口を頻繁に変える資料であれば、スライサーという絞り込みの部品を追加しておくと便利です。閲覧する人が自分で条件を切り替えられるようになり、同じ表から複数の視点を得られます。グラフを何枚も作るより、絞り込める一枚を用意するほうが実用的です。

単位の異なるデータを重ねる複合グラフ

解決策が複合グラフです。グラフエディタの設定タブでグラフの種類から複合グラフを選ぶと、系列ごとに棒と線を使い分けられます。さらに、系列の設定で軸を右軸に変更すると、その系列だけ別の目盛りで表示されます。

たとえば売上金額を棒グラフで左軸に、受注件数を折れ線で右軸に置く。この形にすると、金額の大きさと件数の動きを一枚で追えます。会議資料でよく求められる表現であり、覚えておくと重宝します。

複合グラフは便利ですが、三つ以上の系列を詰め込むと読み解きにくくなります。伝えたい関係が二つに絞れているかどうかを、作る前に確認しておきましょう。

グラフを更新し続ける仕組みにする

要点は、データ範囲の指定方法にあります。行が増えることを見込んで、列全体を範囲として指定しておけば、下にデータを追加するだけでグラフへ反映されます。行番号で範囲を区切っていると、追加したデータが含まれません。

データを追加する場所も決めておきましょう。表の途中に挿入する運用と、末尾へ追記する運用では、扱いやすさが違います。末尾へ追記する形に統一しておけば、範囲の指定も単純に済みます。

• ・データ範囲は列全体で指定し、行の追加に対応させる
• ・データの追加は末尾への追記に統一する
• ・集計はピボットテーブルで行い、切り口の変更に備える
• ・資料へはリンクした形で貼り付け、更新できるようにする

この四つを整えると、毎月の作業は「データを追記して、資料の更新ボタンを押す」だけになります。作業を減らす最も確実な方法は、作り直さない構造にすることです。

スプレッドシートでグラフが作れないときの確認点

三番目の文字列問題は、他システムから書き出したデータを取り込んだときに頻発します。書き出しの設定を見直せる場合は、そちらを直したほうが根本的な解決になります。

読み手に誤解されないグラフの作法

まず、棒グラフの縦軸は0から始めましょう。途中から始めると、わずかな差が大きな変化に見えます。折れ線グラフでは変化を強調するために範囲を絞ることもありますが、その場合は軸の値が読み取れる状態にしておく必要があります。

次に、比較する期間の長さをそろえておきましょう。前年は12カ月分、今年は9カ月分という状態で棒を並べると、今年が落ち込んでいるように見えます。同じ条件で比べていることが一目でわかるよう、期間を明記しておきたいところです。

三番目は社内の調査でよく起きます。回答が10件しかないアンケートを割合で示すと、一人の回答が10パーセントとして表示されます。実数を併記しておけば、読み手が過度に重く受け止めることを防げます。

スプレッドシートで作成したグラフを資料へ活かす

グラフをコピーしてGoogleドキュメントやGoogleスライドへ貼り付ける際、元のスプレッドシートへリンクした状態で貼り付けられます。この形にしておくと、元データが更新されたときに資料側で更新ボタンを押すだけで最新の図に差し替わります。

毎月同じ資料を作っている業務であれば、この仕組みだけで作業時間が大きく減ります。数字を貼り直す作業がなくなるため、転記ミスの心配も消えます。定例報告を担当している方は、一度試してみてください。

スマートフォンやタブレットでの扱い

外出先でグラフを確認したい場面もあります。スプレッドシートのアプリでもグラフの表示と簡単な作成は可能ですが、細かな調整はパソコンで行うほうが確実です。画面が小さく、設定項目にたどり着くまでの手数が増えるためです。

実務的な使い分けとしては、作成と調整はパソコン、確認と共有はスマートフォン、という形が無理がありません。移動中に数字を確認できるだけでも、判断の速さは変わります。

グラフを画像として書き出す

資料の形式が指定されていて、リンクによる貼り付けが使えない場合もあります。グラフのメニューからダウンロードを選ぶと、画像や書類の形式で書き出せます。

ただし、書き出した時点の数字で固定されます。後から元データが更新されても反映されないため、日付を資料に明記しておきましょう。いつ時点の数字かが書かれていない資料は、会議で確認を求められます。

組織でデータを可視化するときの設計

まず、データを溜める場所を一箇所に決めます。担当者ごとに別のファイルを作っていると、集計のたびに統合作業が発生します。共有ドライブに置いた一つのファイルへ集約し、そこから各種のグラフを作る構成が扱いやすいでしょう。

扱うデータが大きくなり、スプレッドシートでは重くなってきた段階では、別の道具を検討する時期です。BigQueryにデータを集約し、Looker Studioで可視化する構成にすれば、数百万件規模のデータでも快適に扱えます。売上やPOS、決済、顧客、経理といった社内の多様なデータを一元管理し、分析レポートを構築する形です。

サテライトオフィスからGoogle Workspaceを購入している企業であれば、この分析ソリューションを無償で利用できます。詳しくはサテライトオフィスのBigQuery／Looker Studio分析ソリューションから詳細をご確認ください。

グラフの種類を選び直して数字を伝わる形にしましょう

そのうえで、伝えたいことに合った種類を選ぶとよいでしょう。比較なら棒、推移なら折れ線、構成比なら円。単位の違うデータを重ねたいときは複合グラフという選択肢があります。作り方を覚えるより、選び方を身につけるほうが資料の質は上がります。

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