第167回

Googleカレンダーのマイカレンダー追加｜使い分けと共有設定の要点

予定がひとつのカレンダーに積み上がると、確認したい情報を探す時間が増えていきます。会議も出張も、締切も個人的な用事も同じ色で並んでいる状態では、一目で全体を把握しにくくなります。

Googleカレンダーは、用途ごとにカレンダーを分けて重ねて表示できます。マイカレンダーを追加するというのは、その分割を行う操作です。本記事では追加の手順に加えて、どう分けるべきかという設計の考え方と、共有権限の選び方までを整理します。

マイカレンダーと他のカレンダーの違い

マイカレンダーは、自分が所有しているカレンダーです。予定を自由に作成でき、他の人へ共有する権限も持っています。既定で用意されている自分の名前のカレンダーも、ここに含まれます。

他のカレンダーは、他の人から共有されたものや、外部から取り込んだものが並ぶ欄です。表示と非表示は切り替えられますが、所有者ではないため、共有設定を変えることはできません。同僚のカレンダーや会議室の予定表、祝日のカレンダーがここに入ります。

つまり、自分で管理したいものはマイカレンダーとして作る必要があります。他の人のカレンダーに予定を書き込みたい場合は、相手から変更の権限をもらってください。

マイカレンダーを追加する手順

パソコンのブラウザでGoogleカレンダーを開き、左側にある他のカレンダーの横のプラス記号を押します。表示された選択肢から新しいカレンダーを作成を選び、名前と説明、タイムゾーンを入力して作成します。作成後、そのカレンダーはマイカレンダーの欄に表示されます。

作成したカレンダーは、色を割り当てておくと視認性が上がります。案件別や種類別に色を決めておけば、週表示を眺めるだけで一週間の性質が把握できるようになるでしょう。

スマートフォンでの表示を合わせる

パソコンで作成したカレンダーは、スマートフォンのアプリにも自動的に現れます。ただし、既定では表示が無効になっている場合があります。アプリのメニューから設定を開き、対象のカレンダーで表示の切り替えを有効にしてください。

色の設定はパソコンとスマートフォンで別々に持つことができ、同じカレンダーでも端末によって違う色になっていることがあります。混乱の原因になるため、両方をそろえておいたほうが無難です。

なお、アプリで新しいカレンダーを作成できないという制約は、利用者が戸惑いやすい点です。社内へ案内する際は、作成はパソコンから行うという一文を最初に入れておくと、問い合わせを減らせます。

通知の設定はカレンダーごとに変えられる

カレンダーを分けるもうひとつの利点が、通知の出し分けです。カレンダーごとに既定の通知を設定できるため、重要な会議は30分前に通知し、記録用の予定は通知しないという構成が可能になります。

通知が多すぎると、通知そのものが見られなくなります。すべての予定に同じ通知を出す設定は、重要な予定の見落としにつながります。カレンダーを分けたら、通知の設定も合わせて見直しておきましょう。

マイカレンダーを追加する具体的な用途

もっとも多いのが、業務と私的な予定を分ける使い方です。同僚に共有するのは業務のカレンダーだけにしておけば、通院や家族の行事が同僚の画面に現れることはありません。空き状況としては見えるため、日程調整には支障が出ません。

次によく使われるのが、案件やプロジェクト単位で分ける方法です。関係するメンバーだけに共有し、案件が終わったら共有を解除する。担当者が入れ替わっても、カレンダーの共有先を変えるだけで対応できます。

三番目は、終日の予定として登録すると扱いやすくなります。時間枠を占有しないため、その日の空き状況には影響しません。締切だけを一覧で確認したいときは、そのカレンダーだけを表示すれば済みます。

複数のカレンダーを分ける基準の決め方

では、どういう基準で分けるべきでしょうか。実務で有効なのは、共有する相手が違うかどうかという基準です。同じ相手に見せるものを別々のカレンダーに分けても、管理の手間が増えるだけで得るものはありません。

• ・社内の全員に見せてよい予定と、上長のみに見せる予定を分ける
• ・チーム全体で共有する案件の予定を、個人の予定から切り離す
• ・設備や備品の利用予定を、人の予定とは別に管理する

この基準で整理すると、多くの人は三つから四つに落ち着きます。カレンダーの数は、共有相手の種類の数に近づけると整理しやすくなります。それ以上に増えているなら、色で区別できる範囲かどうかを見直してみましょう。

追加したカレンダーを共有する権限の選び方

迷ったときは、時間枠のみを表示する設定から始めるとよいでしょう。必要になってから広げるほうが、後から絞るより安全です。とくに社外の相手と共有する場合、予定の件名に取引先名が入っていると意図しない情報が伝わります。

予定の入れ方でカレンダー共有の価値が決まる

よくないのは、件名に「打ち合わせ」とだけ書かれた予定です。見た人は、話しかけてよい時間なのか、緊急の相談を割り込ませてよいのかを判断できません。誰と何についての打ち合わせなのかが一目でわかる件名にしておきましょう。

加えて、移動時間を予定として登録する習慣も有効です。外出の前後に移動の予定が入っていれば、その時間帯に会議を入れられることがなくなります。空いているように見えて実は空いていない時間を、可視化しておく発想です。

三行目の説明欄は、実務でもっとも効果があります。会議の目的を一行書いておくだけで、参加者は準備の必要性を判断できます。書く手間は数十秒ですが、参加者の人数ぶんの時間が節約されます。

他のカレンダーを追加して情報を集約する

同僚のカレンダーを追加するには、他のカレンダーのプラス記号からユーザーを検索します。相手が共有を許可していれば、その範囲に応じた内容が表示されます。組織内の空き状況を確認できる設定になっていれば、会議の設定が一気に楽になります。

会議室や社用車といった設備は、管理者がリソースとして登録しておくと、予定を作成する際に空き状況を見ながら押さえられます。設備の予約を別のシステムで管理している組織では、統合を検討する価値があるでしょう。

外部のカレンダーは、公開されているURLを使って追加できます。ただし取り込んだ内容の更新には時間差が生じるため、頻繁に変更される情報の共有には向きません。締切や公開スケジュールのように、変更の少ない情報に適した方法です。

会議室と設備をカレンダーで押さえる

Google Workspaceの管理コンソールでは、会議室や社用車、貸出用の機材といった設備をリソースとして登録できます。登録すると、予定を作成する画面から空き状況を見ながら選択できるようになります。二重予約は仕組みとして防がれます。

登録の際は、建物と階層の情報も入力しておきましょう。拠点が複数ある企業では、この情報がないと利用者が別の建物の会議室を予約してしまいます。名称だけで判別できるとは限らないためです。

• ・建物、階、収容人数、備え付けの機材を登録情報に含める
• ・利用できる範囲を組織部門で制限し、他拠点からの誤予約を防ぐ
• ・長時間の占有や無断キャンセルへの対応方針を、あらかじめ決めておく

三つ目は、運用に入ってから課題になりやすい部分です。予約したまま使わない、いわゆる空予約が増えると、空き状況の情報が信頼されなくなります。定期的に利用状況を確認し、必要であればルールを明文化しておきましょう。

マイカレンダー追加で得られるものと注意点

最大の利点は、表示を切り替えられることです。集中したい時間帯には案件のカレンダーだけを表示する、来週の会議の全体像を見たいときはすべてを表示する。目的に応じて視界を切り替えられます。共有相手ごとに公開範囲を変えられる点も、分割してこそ実現できます。

一方で、予定を作成する際にどのカレンダーへ登録するかを毎回選ぶ必要があります。既定のカレンダーのまま登録してしまい、共有相手に見えていないという事故は起こりがちです。運用を始めた直後の一カ月は、登録先を意識するよう周知しておいたほうがよいでしょう。

また、カレンダーを削除すると、そこに登録されていた予定もすべて消えます。整理のつもりで削除する前に、必要な予定が残っていないかを確認しておきましょう。

Googleカレンダーで社外の相手と日程を調整する場合

社外の相手に予定の詳細を見せる必要はほとんどありません。空いているか埋まっているかがわかれば、日程は決められます。共有の権限を時間枠のみの表示にしておけば、件名も参加者も伝わりません。

より進んだ方法として、予約枠を設定する機能もあります。自分のカレンダーに受付可能な時間帯を作り、そのリンクを相手に渡すと、相手が空いている枠を選んで予約できます。候補日を提示して往復するやり取りが不要になります。

三番目は、採用面談や顧客からの相談受付で効果を発揮します。調整のやり取りが不要になるため、担当者の負担を減らせます。日程調整にかかる時間の大半は、判断ではなく往復に費やされています。

組織でGoogleカレンダーを運用するときの設計

管理コンソールでは、組織内で予定の詳細をどこまで共有するか、社外との共有をどこまで認めるかを制御できます。既定では組織内の空き状況のみが共有される設定になっていることが多く、業務上もう少し踏み込んだ共有が必要な場合は、方針を決めたうえで変更します。

会議室のリソース登録も管理者の仕事です。建物や階層の情報を含めて登録しておくと、予定を作成する人が場所を意識せずに空き室を選べます。拠点が複数ある企業では、この整備の有無が予約の手間に直結します。

標準のカレンダーは、誰の予定かを一覧で把握する用途にはあまり向いていません。国産のグループウェアに慣れた組織では、縦軸に人、横軸に日付を置いたツリー型の表示を求める声が出ます。サテライトオフィスは、こうした日本の商習慣に合わせた組織カレンダーを含む多数のアドオンツールを自社開発し、導入実績は8万社以上にのぼります。

カレンダーの構成を見直して予定管理の見通しを良くしましょう

共有する相手が違うものを分ける。この基準さえ守れば、カレンダーは増えすぎず、必要な情報だけが見える状態を保てます。運用を始めてから見直すことも十分に可能ですので、まずは小さく試してみてください。

組織全体でスケジュール共有の仕組みを整えるとなると、管理コンソールの設定、リソースの登録、そして標準機能で足りない部分の補完まで検討が必要になります。サテライトオフィスはGoogle Workspaceプレミアパートナーとして、ライセンス販売から導入、運用サポートまでをワンストップで提供し、導入支援は無料で対応いたします。

また、8万件以上のアドオンツールの導入実績を活かし、社内の業務課題に対してもご相談可能です。カレンダー運用の設計や、組織に合った表示方法についてご相談がありましたら、サテライトオフィスのGoogle Workspace導入支援よりご相談ください。

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