第184回

Googleドライブの有料プラン｜個人向けと法人向けの選び方

保存容量の上限が近づいています、という通知が届くと、そろそろ有料に切り替えるべきかという議論が始まります。ところがいざ調べると、Google Oneという名前とGoogle Workspaceという名前が並んで出てきて、どちらを選ぶべきか判断がつきません。

二つは容量を追加できる点こそ共通していますが、想定している使い手がまったく違います。本記事では両者の性格を整理したうえで、法人が選ぶ際の基準と、有料化する前に検討すべきことを解説します。

Googleドライブの有料プランは二系統に分かれる

個人が写真の保存先を広げたいならGoogle Oneで十分です。しかし業務で使うのであれば、容量以外の要素が判断を分けます。次の節でその中身を見ていきます。

Googleドライブの個人向けプランでの業務利用のリスク

最大の問題は、会社が関与できないことです。個人のアカウントに紐づいた契約であるため、誰がどのファイルを社外へ共有したかを組織として把握できません。退職した社員のアカウントに残った業務ファイルを回収する手段もありません。

監査を求められた場面を想像してみてください。ファイルの操作履歴を提示できず、アクセス権の一覧も出せない。管理できない状態は、容量が足りない状態よりも影響が大きくなります。容量の議論に入る前に、この点を確認しておきましょう。

• ・外部共有の可否を組織として制御できない
• ・操作の記録が残らず、情報漏えいの調査ができない
• ・アカウントの停止やデータの引き継ぎに会社が介入できない

個人事業主が一人で使う分には問題ありません。従業員がいる組織であれば、法人向けを前提に検討したいところです。

無料のままで運用を続けた場合に起きること

まず、容量が上限に達した時点でメールの受信が止まります。送信者には不達の通知が返るため、取引先からは「返信がない会社」に見えます。本人は届いていないことに気づかないため、発覚するのは相手からの催促によってです。

次に、ファイルが個人のアカウントに分散したまま蓄積されます。人数が増えるほど、どこに何があるかを把握できなくなります。後から統合しようとすると、その時点での作業量は先送りした期間に比例して増えます。

そして、退職者が出たときに問題が表面化します。業務ファイルの回収も、メールの引き継ぎもできません。この状況は、退職の申し出があってから対処できるものではありません。

• ・容量の上限に達すると、メールの受信が止まる
• ・ファイルが分散し、統合の作業量が時間とともに増える
• ・退職時にデータを引き継げず、業務が滞る
• ・取引先や監査から管理状況を問われた際に、説明できない

これらは容量の追加では解決しません。判断を先送りするのであれば、少なくとも業務ファイルの所在だけは把握しておく仕組みを作っておきましょう。

法人向けプランで得られるのは容量だけではない

まず独自ドメインのメールアドレスが使えるようになります。名刺に自社のドメインが載るというだけでなく、退職者のアカウントを停止し、必要なメールを後任へ引き継げるようになります。

共有ドライブも大きな価値です。ここに置いたファイルは所有者が組織になるため、作成者が退職してもファイルは残り、権限も維持されます。個人のドライブに散らばったファイルを追いかける作業から解放されます。

加えて、管理コンソールから外部共有の制御、2段階認証の強制、操作ログの確認といった統制を効かせられます。上位のプランでは、機密情報を含むファイルの共有を自動的に検知して制御する機能も利用できます。容量の追加は、これらに付随してくるものと考えたほうが実態に近いでしょう。

共有ドライブが持つ意味

法人向けプランで得られるもののうち、実務での効き目がもっとも大きいのが共有ドライブです。個人向けのプランには存在しない仕組みであり、ここだけでも移行の価値があります。

個人のドライブに置かれたファイルは、その人の持ち物です。退職すればアカウントとともに扱いが宙に浮き、引き継ぎのたびに所有者を移す作業が発生します。共有ドライブに置けば所有者は組織になり、人の出入りとファイルの所在が切り離されます。

容量の面でも違いが出ます。共有ドライブのファイルは個人の割当ではなく組織の総量から消費されるため、特定の社員だけが上限に達するという事態が起きにくくなります。容量が足りないという相談の一部は、ファイルの置き場所を変えるだけで解消します。

有料プランの料金形態

プランは、基本的な機能をまとめたものから、大容量のストレージや高度なセキュリティ機能を含むものまで段階的に用意されています。容量の割当もプランごとに異なり、上位ほど大きくなります。

契約期間も金額に影響します。年間契約は月々の支払いより単価を抑えられる一方、期間中に人数を減らしにくくなります。人員の変動が大きい組織では、単価の安さだけで判断すると使わないライセンスの費用を払い続けることになりかねません。

上位プランに移行する前にできる容量の削減

Googleアカウントのストレージ管理画面では、GmailとドライブとGoogleフォトそれぞれの使用量と、容量の大きいファイルの一覧を確認できます。上位に並ぶのは、数年前の動画ファイルや一度きりしか使わなかった大容量の資料であることがほとんどです。

整理で数年ぶんの猶予が生まれることもあります。ただし、人手による整理を毎年繰り返す前提の運用は続きにくいものです。恒常的に容量が足りないのであれば、プランの見直しを検討するほうが現実的でしょう。

契約形態によって支払いの実務が変わる

社内規程でクレジットカード決済が認められていない企業では、直接契約そのものが選べない場合があります。金額の比較だけでなく、自社の購買プロセスに乗るかどうかも判断材料に含めておきましょう。

プラン契約の変更と解約にまつわる実務

プランを上位へ変更する場合は、比較的すぐに反映されます。問題になりやすいのは、下位への変更と契約数の削減です。年間契約の期間中は、契約したライセンス数を下回る変更ができない場合があります。人員が減っても支払いは続くという状況が起こり得ます。

停止する場合の扱いも確認しておきましょう。契約が終了すると、割り当てられていた容量を超えるデータは新規の保存ができなくなり、一定期間を過ぎると削除される可能性があります。移行先を決めないまま停止すると、データを失う恐れがあります。

代理店を経由している場合は、これらの手続きを窓口へ相談できます。契約内容を日本語で確認でき、自社の状況に合わせた対応を提案してもらえる点は、実務上の負担軽減につながります。

Googleドライブの有料プラン選びで確認しておくこと

まず、全員に同じプランを与える必要があるかを検討してみましょう。Google Workspaceは組織部門ごとに異なるプランを割り当てられます。大容量を必要とする設計部門と、メールとカレンダーで足りる部門を同じ構成で揃えると、無駄が生じやすくなります。

次に、上位プランを選ぶ理由が容量以外にもあるかを確認します。会議の録画機能、高度な監査機能、データ損失防止の仕組みなど、下位プランに含まれない機能が業務に必要であれば、上位プランを選ぶ根拠は明確になります。

標準機能に含まれない業務は、上位プランへ移るより安価なアドオンで補えることもあります。たとえば申請と承認の業務であれば、サテライトオフィスのワークフロー for Google Workspaceは10ユーザーまで無料、有料でも月額100円からという価格帯です。詳しくはサテライトオフィスのワークフロー for Google Workspaceの詳細はこちらをご確認ください。

用途に合った有料プランを選んで運用の基盤を整えましょう

個人利用であればGoogle Oneで足ります。従業員がいる組織であれば、独自ドメインと管理コンソール、共有ドライブが使えるGoogle Workspaceを前提に検討するとよいでしょう。容量はその結果として付いてくるものと捉えると、意思決定を進めやすくなります。

サテライトオフィスはGoogle Workspaceプレミアパートナーであり、Google Workspaceの正規販売代理店として、将来の再設計コストが発生しないよう初期段階から最適なプランをご提案しています。請求書払いと日本円決済に対応し、リセラー転送によってドメインやデータを維持したままの乗り換えにも対応いたします。

プランの選定やGoogle Workspaceの活用をご検討でしたら、サテライトオフィスへお気軽にご相談ください。

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