コラム

第205回

GmailでGeminiは何ができる？業務活用と設定の注意点

Gmailに搭載されたGeminiを活用して、要約や下書き作成による作業時間の短縮が可能です。しかしながら、利用範囲や入力してよい情報の基準が定まらないまま導入が先行するケースも見られます。

本記事では、Gemini in Gmailで実現できる機能の全体像から設定手順、情報システム部門が確認しておきたいセキュリティ設計まで、導入担当者の視点で順を追って説明します。

GmailにおけるGeminiの位置づけとできることの範囲

GmailにでてくるGeminiは、「Gemini in Gmail」と呼ばれ、メール本文を読み取りながら要約や文章作成を支援するGoogleの生成AI機能です。個人のGmailだけでなく、Google Workspaceを導入している企業でも利用が広がっています。

画面右側のサイドパネルとして常時表示され、メールを開いたまま要約や作成の指示を出せる点が特徴になります。Google公式ヘルプでも、サイドパネルとメール作成支援の二つを軸に構成されると案内されています。Gmail ヘルプ「Gemini in Gmail を活用する」を確認しておくと、公式の最新情報を把握できます。

Gemini in GmailはGoogleが提供する生成AIをGmail上でそのまま使うための機能群を指します。単体のGeminiアプリのようにブラウザやアプリを切り替える必要がなく、メール業務の流れを止めずに使える設計です。

利用できるかどうかは契約しているプランに左右されます。個人のGoogleアカウントではGoogle AI Proなどのサブスクリプションが対象になり、法人ではGoogle Workspaceの契約プランやアドオンの有無によって利用可否が分かれます。具体的なプラン条件は次章以降で整理します。

Gemini in Gmailで使える主要機能5つ

Gemini in Gmailのサイドパネルでは、主に五つの機能を使えます。それぞれの役割を押さえておくと、自社のどの業務に当てはめられるかが見えてきます。

長いメールやスレッドを要約する機能

受信したメールやスレッド全体を選択して要約を指示すると、要点を数行にまとめた文章が生成されます。往復の多い商談メールや長文の報告メールを開くたびに全文を読み返す手間を減らせるでしょう。

Help me writeによる下書き作成

件名や宛先の情報をもとに、依頼内容を短い指示文で伝えるだけで、メール本文の初稿を作成できます。トーンを「フォーマルに」「簡潔に」のように指定して書き直すことも可能です。

スマートリプライでの返信文提案

受信メールの文脈に応じて、返信の候補文がボタン形式で表示されます。定型的な確認や日程調整の返信であれば、候補を選んでそのまま送信できる場面もあるでしょう。

受信トレイの検索と情報抽出

「先週送った請求書の金額を教えて」のように自然文で指示すると、該当するメールを検索し、必要な情報を抜き出して回答します。件名やキーワードを正確に覚えていない場合でも探しやすくなります。

Google ドライブやカレンダーとの連携

Google ドライブに保存したファイルの内容を参照しながら返信文を作成したり、メールの内容からカレンダーの予定作成につなげたりする連携も用意されています。

機能	PCブラウザ	モバイルアプリ
要約	○	○
Help me write	○	○（一部制限あり）
スマートリプライ	○	○
受信トレイの検索	○	△（簡易的な検索が中心）
ドライブ・カレンダー連携	○	△

このように、パソコンとスマートフォンでは対応の幅に差があります。モバイル中心で運用する場合は、事前に対応状況を確認しておきましょう。

Gemini in Gmail活用で見込める効率化と留意しておきたい限界

Gemini in Gmailを業務に組み込むと、メール対応にかかる時間を圧縮できます。一方で、機能に頼りきることが難しい場面があるのも事実です。

要約や下書き作成を任せられる分、担当者がゼロから文章を組み立てる時間を減らせます。担当者ごとに文章力の差が出やすい問い合わせ対応や営業メールでは、下書きの土台をそろえられる効果も見込めるでしょう。

その一方で、生成された要約や返信文には誤りが混じる場合があります。金額や日付など数字に関わる部分は、そのまま送信せず必ず元のメールと照合する必要があるのです。

とりわけ、生成された文章を確認せずに送信しない運用を徹底することが、Gemini in Gmailを業務で使ううえでの前提になります。

利用できるプランも、個人と法人で分かれます。導入を検討する際は、次の対応関係を確認しておくと判断しやすくなります。

利用形態	主な契約先	備考
個人	Google AI Proなど	個人のGoogleアカウントで契約する
法人（Google Workspace）	Business Starter以上の各プランに標準搭載	管理者が組織全体の設定を行う

個人契約と法人契約では管理の主体が異なります。社内で導入する場合は、情報システム部門が組織全体の設定を担う前提で計画しましょう。

Gemini in Gmailを利用する際の設定手順

Gemini in Gmailを使い始めるまでの流れは、個人アカウントかGoogle Workspaceの組織アカウントかで手順が異なります。

個人のGmailでは、対象プランに契約したうえでGmail右側のGeminiアイコンをオンにするだけで利用を開始できます。追加のインストール作業は基本的に発生しません。組織アカウントの場合は、次の順序で進めます。

①Google Workspace の管理コンソールで、対象の組織単位ごとにGeminiの利用可否を設定する
②必要なライセンスまたはアドオンを、対象ユーザーに割り当てる
③ユーザー側でGmailを開き、サイドパネルのGeminiアイコンから動作を確認する

組織単位で段階的に公開する進め方も選べます。特定の部署でまず試してから全社展開すれば、現場の反応を見ながら利用範囲を調整できるでしょう。

複数の組織単位にまたがる設定や、既存のアドオンとの兼ね合いを含めて検討する場合は、導入支援を受けながら進める方法もあります。サテライトオフィスでは、Google Workspaceの契約からGemini機能の展開まで、設定作業を含めて相談できます。

サテライトオフィスのGoogle Workspace導入支援の詳細はこちら

Gemini in Gmail導入時に情報システム部門が見ておきたいセキュリティ設計

Gemini in Gmailは受信・送信するメールの内容を読み取って動作します。情報システム部門にとっては、利用範囲だけでなく入力される情報の管理体制も検討事項になります。

多くの解説記事は機能の使い方までにとどまります。しかし、Google Workspaceの導入と運用を数多く支援してきた立場から見ると、ここで組織としてのガバナンス設計を組んでおくかどうかが、後々の運用の安定度を分けます。

とりわけ見落とされがちなのが、機密情報がプロンプトや添付ファイルの形で外部に渡ってしまうリスクです。誰がどの範囲でGeminiを使えるかを組織単位で管理する設定に加えて、入力される情報そのものを制御する技術的な仕組みが論点になります。

利用範囲の設定と入力情報の制御は、別々の仕組みとして設計する必要があります。生成AIへの入力そのものをブラウザ側で制御したい場合は、Chromeの拡張機能設定やデータ損失防止（DLP）の仕組みを組み合わせる方法が有効です。

サテライトオフィスでは、Google Workspaceのアカウント管理とあわせて、Chromeブラウザ側のゼロトラスト設計も含めた提案を行っています。

サテライトオフィスのChrome Enterprise Premium（ゼロトラスト）導入支援の詳細はこちら

Gemini in Gmailを業務で使うときの実務上の注意点

Gemini in Gmailを日常業務に組み込む前に、把握しておきたい制約がいくつかあります。

把握しておきたい制約は、主に次の四点です。

・要約や返信文には誤りが含まれる場合があり、内容の確認が欠かせない
・一部の高度な機能は英語での指示のほうが精度が高い傾向がある
・モバイルアプリでは検索や連携機能に制限がある
・組織のポリシーによっては利用できる部署や役職が限定される

これらの制約を踏まえたうえで、業務のどの工程にGemini in Gmailを当てはめるかを決めましょう。

顧客の個人情報や契約金額など機密性の高い情報は、要約や下書き作成の指示文にそのまま貼り付けないようにしましょう。組織として入力してよい情報の範囲をあらかじめ決めておくことが実務上のポイントです。

Gemini in GmailとGeminiアプリの違い

Gemini in Gmailと混同されやすいものに、単体で使う「Geminiアプリ」があります。両者は同じGoogleの生成AIを基盤にしていますが、使う場面が異なります。

具体的な違いを整理すると、次のようになります。

項目	Gemini in Gmail（サイドパネル）	Geminiアプリ
操作の起点	Gmail画面内から呼び出す	専用アプリ・Webサイトから利用する
参照する情報	開いているメールやスレッドの内容	ユーザーが入力・添付した情報
主な用途	メールの要約・下書き作成・検索	汎用的な文章生成や調べもの全般
料金体系	Google One・Google Workspaceのプランに含まれる	無料枠のほか、有料プランで機能拡張

メール業務に閉じた作業であればGemini in Gmail、社内外のさまざまな調べものに使いたい場合はGeminiアプリと、目的に応じて使い分けるとよいでしょう。

Gemini in Gmailに関するよくある質問

Gemini in Gmailの導入を検討する過程で寄せられやすい質問をまとめました。

Q. 個人のGmailでもGemini in Gmailを無料で使えますか

無料の範囲では利用できません。Gemini in Gmailの主要機能を使うには、Google AI Proなどの有料プランへの契約が前提になります。

Q. Google Workspaceの全プランでGemini in Gmailが使えますか

使えます。ただし、含まれる契約プランや対象アドオンは変更される場合があるため、自社が契約しているプランで対象になっているかを管理コンソールで確認しておく必要があります。

Q. Gemini in Gmailに入力した内容がAIの学習に使われますか

個人向けと法人向けでは扱いが異なります。法人向けのGoogle Workspace環境では、入力した内容をモデルの学習に利用しない設定が基本になっています。契約しているプランの規約で最新の取り扱いを確認しておきましょう。

Q. スマートフォンのGmailアプリでもGemini in Gmailを利用できますか

利用できます。ただし、検索やファイル連携などの一部機能はパソコン版と比べて簡易的な操作にとどまる場合があります。

Gemini in Gmailは機能を絞り込んで使うことで定着する

ここまで、Gemini in Gmailの機能から設定手順、セキュリティ設計まで整理してきました。

本記事で取り上げたポイントを振り返ると、次の通りです。

・Gemini in Gmailはサイドパネルを通じて要約・下書き作成・検索などを支援する機能である
・利用可否は個人・法人それぞれの契約プランによって決まる
・組織で導入する場合は、利用範囲の設定と入力情報の管理体制をあわせて検討する必要がある
・誤りの確認や機密情報の入力制限など、運用ルールを事前に決めておくことが定着の前提になる

サテライトオフィスはこれまで、Google Workspaceの導入と運用を数多くの企業で支援してきました。Google Workspaceプレミアパートナーとして5,000社以上のGoogle Workspace導入支援を行ってきました。加えて、ChatGPT・Gemini・Claudeに対応した法人向けAIソリューション「サテライトAI」の導入実績は2,800社以上にのぼります。

Gemini in Gmailの利用範囲の設定から、Chrome Enterprise Premiumを組み合わせたセキュリティ設計まで、自社の運用体制に合わせた構成をご相談いただけます。Google WorkspaceやAIの活用のことなら、サテライトオフィスまでお気軽にご相談ください。

サテライトオフィスのGoogle Workspace導入支援の詳細はこちら

無料トライアルはこちら

お問い合わせはこちら

※プライバシーポリシはこちら