コラム

第221回

Googleドライブ無料版の容量とリスク｜法人利用時の注意点

情報システム部門でGoogleドライブの利用状況を棚卸ししている担当者は、無料版の残り容量が十分にあれば、今のまま部署の運用を続けても問題ないと考えがちです。

しかし、無料版を続けるかどうかを容量の数値だけで決めると、共有権限の管理が置き去りになりやすいため注意が必要です。

本記事では、Googleドライブ無料版の容量に含まれる範囲から、法人利用で見落とされがちな共有管理の注意点、有料移行を検討すべき判断基準まで、導入支援の実務者の視点で順を追ってお伝えします。

Googleドライブ無料版の容量に含まれる範囲

Googleドライブの無料版は、個人のGoogleアカウントを作成すると自動的に付与されるストレージです。対象となる範囲を最初に整理します。

Googleアカウントに無料で割り当てられる容量は15GBです。この15GBはGoogleドライブだけの専用枠ではなく、Gmailの受信メールや添付ファイル、Googleフォトに保存する画像・動画とも共有するプールになっています。つまり、Gmailの容量が逼迫していれば、その分だけGoogleドライブに保存できる余地も減っていきます。

・Gmail（メールの本文と添付ファイル）
・Googleドライブ（アップロードしたファイル）
・Googleフォト（保存した写真・動画）

この3つのサービスが同じ15GBの枠を共有しているため、一つのサービスだけを見ていると容量不足の予兆に気づけないことがあります。

法人の独自ドメインのメールアドレスでGoogleアカウントを作成した場合も、Google Workspaceを契約していなければ同じ15GBの無料枠が適用されます。社員が個人の判断で会社のドメインアドレスを使ってGoogleドライブを使い始めているケースは、情報システム部門が把握していないだけで実際には社内に存在することがあります。

Googleドライブ無料版の保存容量15GBの仕組み

15GBという数字だけでは、何がどれだけ容量を消費するのかは見えてきません。カウントの対象を整理します。

容量にカウントされるもの	容量にカウントされないもの
Googleドライブにアップロードした画像・動画・PDF・Officeファイルなど、2021年6月1日以降に作成・編集したGoogleドキュメント・スプレッドシート・スライドなど	2021年6月1日より前に作成・編集したGoogleドキュメント・スプレッドシート・スライドなどGoogle形式のネイティブファイル
Gmailで受信したメール本文と添付ファイル	共有ドライブでオーナーが他のユーザーになっているファイル
Googleフォトに保存した写真・動画	ゴミ箱を空にした後に完全に削除されたファイル
ゴミ箱に入れたまま残しているファイル	他のユーザーが自分に共有しているだけで、自分がオーナーでないファイル

容量を圧迫している原因の多くは、ゴミ箱に残ったままの大容量ファイルや、Gmailに届いた添付ファイル付きメールであり、Googleドライブ本体へのアップロードだけが原因とは限りません。

15GBの上限に達すると、新しいファイルの保存だけでなくGmailでのメール送受信もできなくなります。業務用のメールアドレスと兼用している場合、影響はGoogleドライブの範囲にとどまらないと見ています。

Googleドライブ無料版を使うメリットと見落とされがちな制限

無料版には費用がかからない分かりやすさがある一方、容量の数値には表れない制限も存在します。両面を整理します。

Googleドライブの無料版が持つ導入のしやすさ

無料版は費用も申請も不要で、Googleアカウントを作成した時点からすぐに使い始められます。パソコンとスマートフォンの両方で同じファイルを開けるため、部署内の小規模な共有であれば導入のハードルはほとんどありません。無料版が使えないわけではありません。ただし、使う人数が増えるほど、次に挙げる制限が影響してきます。

容量以外で見落とされがちな制限

・共有設定を一括で確認・変更できる管理コンソールがない
・誰が誰にどのファイルを共有しているかを組織側で一覧化できない
・アカウントの持ち主が異動・退職しても、他の担当者に管理権限を引き継ぐ標準の仕組みがない
・サポート窓口が用意されておらず、トラブル時はヘルプページで自己解決するしかない

これらはいずれも容量の数値には表れない制限であり、法人利用では容量以上に運用面の影響が大きいと見ています。

Googleドライブ容量を圧迫させないための運用手順

無料版のまま運用を続けるなら、容量を計画的に管理する手順を決めておく必要があります。

1. Google Oneの容量ページで、Gmail・ドライブ・フォトそれぞれの内訳を確認する
2. 容量の大きい順にファイルを並び替え、使わなくなった動画や画像を特定する
3. ゴミ箱を定期的に空にし、削除したつもりのファイルを実際に消す
4. Gmailの添付ファイル付きメールのうち、保存済みで不要なものをアーカイブまたは削除する
5. 部署の共有フォルダとして使うファイルは、個人アカウントに集めない運用ルールを決めておく

特に5つ目の運用ルールは、無料版のGoogleドライブでは個人アカウント単位のマイドライブしか使えず、共有ドライブという仕組み自体が存在しないため、有料版への移行を検討する際の分かれ目になります。

無料版のまま部署導入したときに起こる共有管理の崩れ

Google Workspaceの導入相談を受ける中で、無料版のまま複数人での運用が既に始まっているケースにたびたび出会います。

とりわけ見落とされがちなのが、無料版のGoogleドライブは個人アカウント単位で動く仕組みだという点です。比較記事ではほとんど語られない視点ですが、部署の複数人が同じ無料アカウントの共有リンクを使い回して運用を始めると、ファイルの所有者は最初にアップロードした一人のアカウントに固定されたままになります。

ここで視点を反転させましょう。容量が15GBに収まっているかどうかではなく、その所有者が異動や退職でアカウントを使わなくなったときに何が起きるかを考える必要があります。無料版には管理者権限という概念がないため、他の担当者が代わりにファイルの所有権を移したり、共有設定を一括で見直したりする手段がありません。

所有者本人以外は共有リンクの発行履歴や公開範囲を確認する手段がなく、退職後に誰が閲覧できる状態なのか誰も把握していない、という状態に陥ることがあります。

つまり、容量の範囲内で収まっているかどうかは、法人利用の安全性を測る基準にはならないと考えています。数多くのGoogle Workspace導入を支援してきた実感として、共有管理の崩れは容量不足よりも先に顕在化する問題です。

共有ドライブや管理コンソールでアカウントと権限を一元管理できるGoogle Workspaceの導入支援については、サテライトオフィスのGoogle Workspace導入支援で紹介しています。

無料版のままでよい場面と有料移行を検討すべき場面

無料版が向かないわけではありません。ただし、利用の広がり方によって判断基準は変わります。

個人利用や小規模な検証で無料版が向く場面

一人で完結する資料の保管や、私物の写真・動画のバックアップであれば、無料版のままで運用上の支障はほとんど出ません。ツールの操作感を試すために一時的に使う場合も、無料版で十分に目的を果たせるはずです。

組織全体での利用で有料移行を検討すべき場面

複数の部署が同じフォルダを共有する、社外とのファイルのやり取りが日常的に発生する、退職者のデータを組織側で引き継ぐ必要がある、といった状況では、無料版の仕組みだけでは管理が追いつかなくなっていきます。

状況	無料版で十分	有料移行を検討
利用者の人数	1人で完結する	複数人・複数部署が関わる
データの持ち主	個人が管理して問題ない	組織として引き継ぎたい
社外との共有頻度	ほとんどない	日常的にある

利用者が一人か複数かという点は、容量の残量よりも先に確認しておく価値がある基準だと考えています。

無料版とGoogle One・Google Workspaceの容量や機能の違い

有料化の選択肢は一つではありません。個人向けのGoogle Oneと法人向けのGoogle Workspaceでは、増える機能の中身が異なります。

無料版とGoogle Oneの違い

Google Oneは無料版と同じ個人のGoogleアカウントのまま、容量だけを100GBや2TBなどに増やせる有料プランです。管理コンソールや共有ドライブは追加されず、あくまで個人利用の延長線上にあります。詳しいプラン内容はGoogle One公式のプラン一覧で確認できます。

無料版とGoogle Workspaceの違い

Google Workspaceは独自ドメインのメールアドレスを使う法人向けプランで、共有ドライブや管理コンソール、シングルサインオンなど組織で使うための機能が加わります。容量もプランによって個人ごとではなく組織全体で拡張できる仕組みです。

	無料版	Google One	Google Workspace
容量	15GB	100GB～	プランにより組織全体で拡張可
管理コンソール	なし	なし	あり
共有ドライブ	なし	なし	あり
独自ドメインのメール	なし	なし	あり