第224回

Googleドライブ共有フォルダの作り方｜権限設定と社内運用の注意点

Google Workspaceを利用する企業で、部署やプロジェクトの資料をまとめて扱う担当者は、Googleドライブの共有フォルダを作成する場面に日常的に直面します。「共有ボタンを押して相手のメールアドレスを入力すれば、それで設定は完了する」と考えて作業を進める人も少なくありません。共有フォルダの作成画面がシンプルに作られているため、権限の種類や共有範囲まで踏み込んで確認しないまま進めてしまうケースが多いためです。

フォルダの所有者や権限の設定次第で、あとから相手を追加したり削除したりする作業の手間は大きく変わります。

本記事では、Googleドライブで共有フォルダを作成する基本的な手順から、権限設定の使い分け、社内で運用する際にオーナー管理で注意すべき点まで、導入支援の知見を踏まえて順を追って説明します。

Googleドライブの共有フォルダにおける基本的な仕組み

共有フォルダは、Googleドライブの通常のフォルダに共有設定を追加したものです。フォルダを作成した時点では自分だけがアクセスできる状態になっており、共有メニューから相手を追加することで、指定した範囲の利用者がファイルを閲覧・編集できるようになります。

個人で使う無料のGoogleアカウントでも共有フォルダの作成は可能です。企業でGoogle Workspaceを契約している場合も、基本的な操作の流れは同じです。フォルダ内に保存したファイルやサブフォルダには、フォルダに設定した権限がそのまま引き継がれます。

• ・資料をまとめて特定の相手に公開する
• ・複数人で同じファイルを同時に編集する
• ・フォルダ単位でアクセス権をまとめて管理する

これらはいずれも、フォルダを個別のファイルごとに共有し直す手間を省くための機能だと言えます。

共有フォルダで設定できる3種類のアクセス権限

権限の種類を理解しないまま共有範囲を広げると、想定していない相手がファイルを編集できる状態になる場合があります。まずは3つの権限がそれぞれ何を許可するのかを確認しましょう。

閲覧者権限でできること

閲覧者に設定した相手は、フォルダ内のファイルを開いて内容を確認できます。ファイルの編集やコメントの追加はできず、閲覧専用の権限になります。社外の関係者に資料を確認してもらうだけの場面に向いた設定です。

閲覧者（コメント可）権限でできること

閲覧者（コメント可）に設定すると、ファイルの内容を編集することはできませんが、コメントを追加して意見を残せるようになります。原稿の確認や提案を受け付けたい場面で使う権限です。

編集者権限でできること

編集者に設定した相手は、ファイルの内容を直接書き換えたり、フォルダ内に新しいファイルを追加したりできます。同じチームで共同作業を進める場面では、編集者を基本の権限にするケースが多くなります。

こうして権限ごとの範囲を整理すると、相手に渡す作業の自由度をどこまで許可するかを、共有する前に判断しやすくなります。

Googleドライブで共有フォルダを作成する手順

基本的な流れは共通していますが、画面の構成が異なるため、それぞれの操作を分けて確認しましょう。

パソコンで共有フォルダを作成する手順

• ・Googleドライブを開き、共有したいフォルダを新規作成するか、既存のフォルダを選択します。
• ・フォルダを右クリックし、表示されたメニューから「共有」を選択します。
• ・共有する相手のメールアドレスを入力し、権限（閲覧者・閲覧者（コメント可）・編集者）を選択します。
• ・「送信」をクリックすると、相手に共有の通知メールが届きます。

入力したメールアドレスの権限は、あとからいつでも変更できます。

スマートフォンで共有フォルダを作成する手順

スマートフォンでは、Googleドライブアプリでフォルダを開き、メニューアイコンをタップして「共有」を選択します。共有したい相手のメールアドレスを入力するか、「リンクを取得」からURLを発行して共有する方法も選べます。権限の種類は、パソコンと同じくこの画面で指定します。

共有フォルダの共有先を指定する2つの方法

指定方法によって、共有範囲の管理のしやすさが変わります。

特定のユーザーやグループを指定する方法

メールアドレスを個別に入力して共有する方法です。共有した相手だけがアクセスできる状態になり、誰にどの権限を渡したかを一覧で確認できます。Google Workspaceを契約している場合は、個人ではなくグループのメールアドレスを指定してまとめて共有することもできます。

リンクを知っている全員に共有する方法

フォルダの共有設定を「リンクを知っている全員」に変更し、発行したURLを伝える方法です。個別にメールアドレスを入力する手間がなく、多くの相手に一度に共有できます。ただしURLを知っていれば誰でもアクセスできる状態になるため、社外秘の資料を扱うフォルダでは避けたほうが安全です。

• ・相手を限定して管理したい場合はユーザーやグループを指定する方法
• ・多くの相手に一度に共有したい場合はリンクを知っている全員に共有する方法

共有フォルダの作り方を検討する段階で、この2つのどちらを基本にするかを決めておくと、あとから権限を見直す手間を減らせます。

共有フォルダのオーナー権限を組織で管理する際の注意点

ここで見落とされがちなのが、所有者が組織を離れた場合にフォルダがどうなるかという点です。

フォルダの所有者が退職した際に起こること

共有フォルダを作成した従業員が退職や異動でGoogleアカウントを使えなくなると、そのフォルダの所有権は個人アカウントに残ったままになります。管理者がアカウントを削除する前にオーナー権限を別の担当者へ移す作業をしないと、フォルダごとファイルにアクセスできなくなる場合があります。

オーナー権限を個人に依存させない運用方法

Google Workspaceの管理コンソールでは、退職者のアカウントに残るファイルの所有権を、別の担当者へ一括で移す機能が用意されています。部署の資料を扱うフォルダについては、個人ではなく部署単位でオーナーを管理する体制にしておくと、担当者の異動があってもフォルダを作り直す手間を避けられます。

組織全体でのアカウント管理や権限移管の手順をあらかじめ整備しておきたい場合は、導入支援の中で運用ルールをまとめて設計することもできます。

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共有フォルダの運用で起こりやすい失敗と回避策

起こりやすい失敗を2つの観点から整理します。

フォルダ構成が複雑になり目的のファイルが探せなくなるケース

共有フォルダの数が増えるにつれて、似た名前のフォルダが並んだり、階層が深くなりすぎたりして、目的のファイルにたどり着くまでに時間がかかる状態になります。フォルダを作成するたびに命名のルールを決めずに進めると、この状態は起こりやすくなります。

共有範囲を広げすぎて情報が拡散するケース

編集者権限を必要以上に広い範囲へ設定したり、社外の相手にもリンクを知っている全員という設定を使ったりすると、資料が想定していない範囲まで広がる場合があります。共有した後にアクセス権を確認する機会を作らないまま運用を続けると、誰がどこまでアクセスできる状態か把握しづらくなります。

• ・フォルダの命名ルールを決めずに作成を続ける
• ・共有範囲を広めに設定したまま見直さずに使い続ける
• ・担当者が変わってもアクセス権限を更新しない

これらは操作のミスというより、運用のルールを決めずに使い始めたことで積み重なっていく状態だと言えます。定期的にアクセス権を見直す機会を設けましょう。

共有フォルダと共有ドライブを使い分ける際の判断基準

どちらを選ぶかは、フォルダを使う目的によって変わります。

部署をまたいで長期的に運用するフォルダは、個人アカウントに依存しない共有ドライブの形にしておくと、担当者が入れ替わっても管理を引き継ぎやすくなります。一方で、少人数の一時的なプロジェクトであれば、共有フォルダのままでも運用に支障は出にくいと考えられます。

Googleドライブの共有フォルダ作成に関するよくある質問

Q. Googleドライブの無料アカウントでも共有フォルダは作成できますか

作成できます。共有フォルダの機能は無料のGoogleアカウントでも標準で使えます。ただし共有ドライブの機能はGoogle Workspaceの対応プランを契約している組織アカウント向けの機能のため、無料アカウントでは利用できません。

Q. 共有フォルダの中に新しく作成したファイルは自動で共有されますか

共有されます。共有フォルダに設定した権限がそのまま引き継がれ、あとからフォルダ内に追加したファイルやサブフォルダにも適用されます。個別にファイルを共有し直す操作は必要ありません。

Q. 共有フォルダの共有を解除するにはどうすればいいですか

共有設定の画面からアクセス権を削除します。フォルダを右クリックして共有メニューを開き、対象のユーザーの権限を「アクセス権を削除」に変更すれば、その時点で共有が解除されます。

Q. 共有相手には共有した通知が自動で届きますか

届きます。ユーザーを指定して共有した場合は、登録したメールアドレス宛に通知メールが送信されます。ただしリンクを知っている全員に共有した場合は通知が送られないため、共有した旨を別途伝える必要があります。

• ・共有する相手の範囲をユーザー指定にするかリンクにするか
• ・フォルダの所有者を誰にするか
• ・共有ドライブと共有フォルダのどちらで運用するか

共有フォルダの作り方を決める前に、これらの点を確認しておくと、あとからの設定変更を減らせます。

Googleドライブの共有フォルダは権限設計で運用が変わる

操作そのものは難しくありませんが、閲覧者・閲覧者（コメント可）・編集者のどの権限を渡すか、ユーザー指定とリンク共有のどちらを使うかによって、その後の運用のしやすさが変わります。

• ・共有フォルダの作成手順はパソコンとスマートフォンのどちらでも行える
• ・権限は閲覧者・閲覧者（コメント可）・編集者の3種類から選べる
• ・フォルダの所有者が退職や異動をしても管理を引き継げる体制を整えておく

まずは今扱っているフォルダの共有範囲と所有者を確認するところから始めましょう。

Google Workspaceの導入支援を5,000社以上手がけてきた立場から改めて言えるのは、共有フォルダの作り方で重要なのは操作手順そのものよりも、権限と所有者をどう設計するかだという点です。組織全体でフォルダの運用ルールを整えたい場合は、個別のフォルダ設定だけでなく、Google Workspace全体のアカウント管理と合わせて見直すことをおすすめします。

サテライトオフィスでは、Google Workspaceの導入から、共有フォルダや権限管理を含めた社内の運用ルールづくりまで、あわせて相談を受け付けています。共有フォルダの作り方や権限設定で判断に迷った際は、運用全体を見直すきっかけとしてお役立てください。

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